「仕事は終わっているのに、なかなか帰らず、遅い時間に打刻する職員がいる」。打刻について、経営者の方からいちばん多く伺うお悩みです。「それでも打刻どおりに残業代を払わないといけないのか」というのが、正直なところだと思います。
結論から言うと、打刻した時間がそのまま労働時間になるわけではありません。ただし、ズレを説明できる記録がないと、打刻どおりに判断されやすい。これが裁判例の流れです。この記事では、裁判所の考え方と、私がおすすめしている「残業申請制」の回し方をまとめます。
1. 「時間で払う」ルールと、現場の気持ちのズレ
法律の基本は、「働いた時間の分だけ賃金を払う」です。この考え方は、明治44年にできた工場法から続いています（厚生労働省 広報誌）。工場なら、長く働けばその分だけ製品ができます。だから「時間で払う」は、会社にも働く人にも納得しやすいルールでした。
けれど、医療・介護・福祉の現場はどうでしょう。利用者さんの様子しだいで、仕事はきれいに区切れません。早めに来て記録に目を通す人もいれば、終業後に同僚と話し込む人もいます。「何時何分から何時何分までが仕事」と線を引くことに、無理を感じる場面が少なくありません。
しかも、同じ仕事を1時間で終える人もいれば、1時間半かかる人もいます。時間で払うルールでは、時間のかかった人のほうが多く受け取ることになります。
経営者の方が悩んでいるのは、ここです。「残業代を払いたくない」のではありません。「手早く終える職員が報われない」「周りのやる気が下がる」ことを心配されています。
職員の側にも言い分があります。「時間内にはどうしても終わらない」。これも、もっともです。
どちらの気持ちもわかります。ただ、いまの法律は「時間」で判断します。ルールが現場に合わないと感じても、守らなくてよいことにはなりません。そこでまず、裁判所が打刻をどう見ているかを確かめておきましょう。
2. 裁判所は「会社の指示のもとにあったか」で見る
労働時間かどうかは、客観的に決まる
出発点は、三菱重工業長崎造船所事件（最高裁 平成12年3月9日判決）です。労働時間かどうかは、就業規則の書き方では決まらず、実際に会社の指揮命令下にあったかで客観的に決まる、とされました。この事件では、会社が事業所の中で行うよう義務づけていた作業服への着替えなどが、労働時間と認められています。制服への着替え、申し送り、朝礼も、義務づけているなら同じ考え方になります。
では、打刻の記録はどう扱われるか。記録があれば、特別な事情がない限り、その間は働いていたと推認されるのが基本です。「その時間は働いていない」と言うには、会社の側に裏づけが要ります。
会社の主張が通った例
ヒロセ電機事件（東京地裁 平成25年5月22日判決）では、入退館の記録ではなく「時間外勤務命令書」で残業時間が認定されました。決め手は、次の2つです。
- 規則で決めていた：残業は上司が命じたときだけ、と決めていたこと
- 運用を徹底していた：終わったあと本人が実際の時間を書き、翌朝に上司が確かめ、本人が印を押すところまで続けていたこと
分かれ目は、打刻とは別に「残業の申請と承認」がきちんと回っていたかどうかです。残っている理由を確かめずに放っておくと、打刻どおりに働いていたと見られやすくなります。
3. 私がおすすめしているのは「残業申請制の徹底」
裁判例から見えてくる答えは、残業を「申請して、認められてから行うもの」にすることです。私がいつもお伝えしているのは、次の3つです。
- 残業は事前に申請し、上司が認めたものだけを行う
- 認めた残業には、きちんと払う
- 申請がないまま残っている職員には、その場で声をかけて帰ってもらう
こうしておけば、用がないのに残っている時間に残業代が出ることはなくなり、本当に必要な残業にはきちんと払われます。経営者の心配にも、職員の言い分にも応えられる仕組みです。
ただ、申請を出しにくい雰囲気があると、仕組みは形だけになってしまいます。「残業は申請するもの、認めたら払うもの」。会社と職員の両方がそう思えるようになるまで、くり返し伝えていくことが欠かせません。
就業規則にルールとして書いておく
残業申請制は、口頭の運用だけでなく、就業規則に書いておくことをおすすめしています。裁判例で「時間外勤務命令書」の運用が認められた会社も、「残業は上司が命じたときだけ」と規則で決めていたことが決め手の一つでした。書いておきたいのは、次のような内容です。
- 時間外労働は、会社の指示または事前の申請・承認があった場合に行うこと
- 承認を受けずに行った時間外労働は、原則として認めないこと
- 残業の申請・承認の方法（申請の期限、承認する人、勤怠システムで行う場合はその手順）
ただし、規則に書いただけで安心はできません。黙認したまま放っておくと「会社が認めていた」と見られます。規則に書く、現場で運用する、差があれば確かめる。この3つがそろってはじめて効果が出ます。
打刻と申請の差を放っておかない
あわせて大切なのが、打刻と申請の差を放っておかないことです。申告された時間と、入退場の記録やパソコンの使用時間が大きく食い違うときは、実態を調べて直すことが求められています（厚生労働省ガイドラインのポイント）。私が見てきた中には、打刻と申請の差を確かめる調査票を毎月配り、本人に理由を書いてもらっている会社もありました。ここまで続けていれば、「放っておいた」とは言われにくくなります。
4. 勤怠システムは、申請制を支える道具
この仕組みを紙で回すのは、なかなか大変です。そこで役に立つのが勤怠システムです。たとえばマネーフォワード クラウド勤怠では、残業の申請と承認をシステムの中で行えます。申請のない日は予定の時刻で勤怠が記録され、実際に打刻した時刻も別に残ります。
また、システムは設定しだいです。次の2つは、導入のときに確かめておきたい点です。
- 丸めの設定：1日の残業のうち15分に満たない時間をシステムで一律に切り捨て、その分を払わない。厚生労働省はこれを労働基準法違反の例に挙げています（リーフレット、令和6年9月）。認められるのは、1か月の合計で30分未満を切り捨て、30分以上を1時間に切り上げる処理です。切り上げて払う分には問題ありません。
- 打刻の場所とタイミング：着替えや朝礼を義務づけているのに、そのあとで打刻させると、働いた時間が記録から漏れます。打刻機やタイムカードが玄関にあるか、更衣室の先にあるか。置き場所ひとつで、記録と実際のズレの出方は変わります。
まとめ
制度と現場のあいだにズレがあるのは、たしかです。だからこそ、打刻を「職員まかせ」にせず、事業所としてルールを決めておくことが大切だと考えています。
勤怠システムは、入れて終わりではありません。設定と日々のルールがそろってはじめて、職員と事業所の両方を守る記録になります。
鹿児島市で打刻・勤怠管理にお困りの事業者様へ
あらた社会保険労務士オフィスは、鹿児島市を拠点に、医療・介護・福祉・保育の事業者様を専門に労務管理を支援しています。打刻や残業のまわりでは、次のようなご相談を承っています。
- 残業申請制の導入と、就業規則への落とし込み
- 勤怠システム（マネーフォワード クラウド勤怠など）の設定の点検
- 勤怠システム導入時の職員向け説明会
- 打刻と申請のズレの確認のしかた
初回のご相談はお問い合わせフォームから承ります。鹿児島市内であれば、ご訪問しての打ち合わせも可能です。
本記事は、最高裁・東京地裁の裁判例、厚生労働省「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」およびリーフレットをもとに、令和8年11月時点の情報を整理したものです。個別の事情によって判断は変わりますので、お困りの際はご相談ください。